Tecnologia e Inovação

7 passos para implementar a gestão de contratos digitais

Contraktor lista motivos para pequenas e grandes empresas automatizarem seus processos e pouparem tempo e dinheiro

As empresas estão cada vez mais se rendendo à tecnologia, ou simplesmente experimentando novos processos virtuais. Um exemplo disso é a gestão de contratos digitais, processo que traz uma sensação de facilidade e que faz com que os usuários não queiram mais voltar aos métodos antigos. É o começo do adeus aos contratos assinados com caneta e que eram sinônimo de muita burocracia e tempo perdido.

Segundo Bruno Doneda, CEO da Contraktor, empresas podem preferir os contratos manuais, mas em algum momento será necessário aderir ao digital por pedido dos seus colaboradores ou até dos clientes. “Por enquanto, algumas pessoas ou empresas tentam evitar assinar um documento de forma eletrônica – por mero desconhecimento -, mas muito em breve seus clientes e fornecedores irão lhe questionar: ‘sério mesmo que terei de assinar este contrato em papel?'”, comenta.

E para explicar as facilidades da implementação desse serviço, a Contraktor, plataforma de gestão de contratos e assinatura digital, listou 7 passos para incluir a gestão de documentos digitais no seu negócio.

1. Como funciona: a gestão de contratos eletrônica é a administração de todos os processos envolvidos em uma contração realizada de forma digital. Sendo assim, o documento é acompanhado desde a sua criação até o término da vigência ou renovação. O que reduz custos, garante a organização, elimina a burocracia e diminui o tempo de negociação com fornecedores, clientes e parceiros.

2. Conscientização do fluxo de contratação: é importante que os gestores da empresa que interagem com contratos saibam os seus diferentes tipos existentes e como é o fluxo de acordo com a variedade de negócios realizada pela empresa. Além disso, os funcionários precisam ser treinados e devem entender porque a plataforma está sendo implementada e como isso facilitará o seu dia a dia no ambiente de trabalho. Isso é essencial para que problemas e dúvidas futuras sejam evitados.

3. Adaptação ao processo digital: a transformação digital tem por objetivo transformar os processos manuais em eletrônicos e para que isso seja uma mudança positiva, é necessário verificar se as métricas do fluxo de contratos e a capacidade de capturar, armazenar, monitorar e acessar informações estão gerando resultados para a empresa. Afinal, essa transformação deve agilizar os processos e não torná-los mais complicados.

4. Adote o uso de assinatura eletrônica ou digital: com a modernização dos negócios, as transações em papel estão se tornando cada vez mais raras e um dos pontos positivos da gestão de contratos é a capacidade de oferecer assinaturas eletrônicas/digitais. O contrato eletrônico (nativo digital) é muito mais eficiente e seguro do que um documento físico, pois é protegido por criptografia, histórico de atividades, rastreamento, backups automáticos e armazenagem em nuvem privada. Além disso, também poupa tempo gasto com correios, cartórios e espaço necessário para a armazenagem dos documentos em papel.

5. Otimização e evolução contínuas: os processos de gerenciamento de contratos digitais devem ser implementados visando a otimização. Porém, para que o modelo continue sendo “eficaz”, mesmo após o crescimento da empresa, é necessário que as ferramentas escolhidas evoluam de acordo com o desenvolvimento da companhia, sendo assim, serão capazes de continuar promovendo um bom resultado final.

6. Obtenha feedbacks: estar apto e aberto para receber as opiniões dos seus clientes e parceiros é essencial no gerenciamento dos contratos. É ideal que os stakeholders estejam confortáveis para expressar suas opiniões e experiências com o processo. Além disso, as críticas devem ser levadas em consideração a fim de trazer melhorias para o negócio.

7. Adquira uma plataforma eficiente: como em qualquer tipo de administração de documentos e processos, a gestão de contratos se torna mais ágil, prática e confiável quando uma plataforma especializada automatiza boa parte do trabalho e garante a medição, o traqueamento e a obtenção de indicadores de produtividade.

Lica Gimenes

Lica Gimenes

Colunista social, de saúde e bem-estar no Portal Referência, Lica Gimenes é a fundadora do Portal e formadora de opinião em Ribeirão Preto. É colunista na Revista Dicas Mulher e tem ampla experiência em coordenação de eventos corporativos, análise de mercado, tendências de mídia e planejamento estratégico.

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